Chaos w pracy i projektach, kłopoty z komunikacją i współpracą w zespole czy też niedostateczna skuteczność monitorowania postępów – wszystkie te problemy w pracy jest w stanie rozwiązać Kanban. Jest to jedna z metod ułatwiających zarządzanie projektami i współpracę w zespole. Głównym jej narzędziem jest tablica Kanban, może być wirtualna lub mieć postać fizyczną. W drugim przypadku doskonałym jej uzupełnieniem będą karteczki elektrostatyczne.
Kanban, czyli zwinna metoda zarządzania przepływem pracy
Głównym celem Kanban jest optymalizacja pracy i procesów dla zwiększenia wydajności i ograniczenia marnotrawstwa czasu i energii członków zespołu. Metoda Kanban polega na efektywnym zarządzaniu przepływem pracy i wizualizacji procesów biznesowych. Podstawowym narzędziem tej metody jest tablica Kanban. W najprostszej wersji składa się z 3 kolumn – „Do zrobienia”, „W realizacji” i „Zrobione”. W bardziej zaawansowanych projektach tych kolumn jest zdecydowanie więcej. Każdy z członków zespołu ma dostęp do tablicy i może kontrolować bieżące działania. Występuje ona w wersji wirtualnej lub tradycyjnej. W drugim przypadku do jej uzupełnienia wykorzystuje się flamastry lub karteczki samoprzylepne, dla których trwalszą i praktyczniejszą alternatywą są karteczki elektrostatyczne.
Metoda Kanban pozwala na podzielenie jednego dużego projektu na mniejsze etapy. Ułatwia planowanie zadań w czasie i ich kontrolę. Takie podejście do pracy wyzwala u pracowników większą motywacją. Dostrzegają mniejsze, ale częstsze efekty swojej pracy dzięki mniejszym etapom.
Aby jednak metoda Kanban dobrze się sprawdziła, potrzebna jest nie tylko jej znajomość, ale i dostępność narzędzi. Jeśli tablica Kanban znajduje się na ścianie w biurze, a nie w chmurze w komputerach pracowników, to dobrym pomysłem jest wykorzystanie przy niej karteczek elektrostatycznych. Dlaczego?
Karteczki elektrostatyczne przydatne w monitorowaniu postępów i zmianie priorytetów
Karteczki elektrostatyczne sprzyjają wizualizacji przepływu pracy. Można je przyczepiać na tablicy w dowolnym miejscu z wypisanymi zadaniami i etapami procesu. Nie mają kleju, jednak bardzo dobrze przylegają do tablicy całą swoją powierzchnią. Są wielokrotnego użytku, więc można je odklejać i przeklejać w inne miejsce. W ten sposób łatwo jest dostosować cały proces do zmieniających się w trakcie trwania projektu priorytetów. To, co wcześniej było na dole listy, teraz można przekleić na samą górę.
Przypisywanie zadań i kontrola ich realizacji z karteczkami elektrostatycznymi
W metodzie Kanban ważne jest, aby każdy miał jasno przypisane zadania i wiedział, czym się zajmuje. Na karteczkach elektrostatycznych można więc przypisać pracowników do konkretnych zadań. Każdy w dowolnym momencie ma możliwość sprawdzenia, czym się musi zająć lub też co robią inni. W ten sposób łatwiej też jest kontrolować postępy – lider zespołu bez problemu jest w stanie powiązać dane zadanie z konkretną osobą. Poza tym na karteczkach dodatkowo można umieścić informacje dotyczące terminu realizacji zadania i szacowany czas, jaki potrzeba na jego wykonanie.
Karteczki elektrostatyczne dla efektywniejszej współpracy
Karteczki elektrostatyczne świetnie sprawdzają się także jako narzędzie ułatwiające komunikację w zespole. Pracownicy mogą zamieszczać na nich notatki i inspiracje, a także wiadomości do całego zespołu lub wybranych osób. Świetnie sprawdzą się do pozostawiania dodatkowych uwag dotyczących konkretnych zadań. Wystarczy napisać na karteczce elektrostatycznej informację i przykleić ją na tablicy we właściwym miejscu.
Karteczki elektrostatyczne doskonale wpisują się w założenia metody Kanban. Mają też dużo wspólnego z dosłownym znaczeniem tego pojęcia – „Kan”, czyli „widoczny” i „Ban”, a więc „kartka papieru”. Zdecydowanie ułatwiają pracę z tablicą Kanban i sprzyjają efektywnej, sprawnej i kreatywnej współpracy.
